Blank list group registrations policy – 61st ERA Congress

IMPORTANT : tout ceux qui réservent et paient pour un groupe de liste blanche acceptent automatiquement et acceptent toutes les règles mentionnées ci-dessous et les Conditions générales et la Politique de confidentialité d’ERA.

Informations générales

L’ensemble de règles suivant ne s’applique qu’à ceux qui souhaitent réserver pour au moins 10 personnes au tarif spécial du groupe de liste blanche, indépendamment de la catégorie d’adhésion à ERA. Veuillez vérifier les frais et les délais ici.

Les conditions pour réserver un groupe de liste blanche sont :

• réserver pour au moins 10 délégués
• effectuer la réservation et le paiement avant le 15 mars 2024
• fournir les noms définitifs et toutes les coordonnées de chaque invité avant le 4 avril 2024

Réservations

Doivent être faites via la plateforme en ligne en choisissant l’option ‘Inscription de groupe’ et en suivant les instructions pour ‘Groupe de liste blanche’.

• Ceux qui réservent une liste blanche sans finaliser le paiement avant la date limite fixée seront annulés.
• Les frais d’adhésion au groupe de liste blanche sont de 550.00 EUR par personne.

Options de paiement

Les paiements peuvent être effectués par :

− Carte de crédit : Visa, MasterCard et American Express

− Virement bancaire : les paiements par virement bancaire (net, sans frais pour ERA) peuvent être effectués sur le compte bancaire suivant :

Titulaire du compte : European Renal Association

Nom de la banque : HSBC UK Bank PLC

Adresse de la banque : 69 Pall Mall, St James, London SW1Y 5EY, U.K.

Code de tri : 401276

Numéro de compte : 91583937

Code SWIFT BIC de la banque (BIC8) : HBUKGB4B

IBAN: GB48HBUK40127691583937

Devise : EUR

Une copie du reçu du virement bancaire doit être envoyée par courriel (era-registration@interplan.de), dès que la réservation en ligne a été effectuée et au plus tard le 15 mars 2024

• La réservation ne sera pas confirmée jusqu’à réception du paiement.
• Comme ce congrès est une initiative éducative pour les professionnels, fournie par une association caritative, elle n’est pas soumise à la TVA et seuls des reçus de paiement et des déclarations de réception, pas de factures peuvent être émises.
• Tous les paiements doivent être effectués en EUR.
• Le nom de l’entreprise et le numéro de code de commande doivent être spécifiés dans la référence de paiement lors de l’effectuation du virement bancaire. Cela garantira que votre paiement est correctement reçu et associé à votre réservation.
• Les frais bancaires sont à la seule charge de l’invité/entreprise et doivent être payés en plus des frais de réservation.

Comment réserver un groupe de liste blanche avant le 15 mars 2024 et comment soumettre votre liste d’invités avant le 4 avril 2024.

Quels détails sont nécessaires pour réserver mes invités ?

Vous êtes invité à fournir les détails suivants pour chaque invité :

• Titre (Professeur/Docteur/Monsieur/Madame/Mademoiselle)
• Prénom
• Nom de famille
• Date de naissance
• Email : nous ne pouvons pas accepter les adresses email des agences et/ou sponsors, et les adresses email ne peuvent pas être les mêmes pour tous les invités. Une adresse email ne peut être utilisée que pour inscrire un invité. Veuillez utiliser une adresse email personnalisée pour chaque invité (pas de l’agence) pour garantir l’accès à la plateforme virtuelle.
• Département, institution/hôpital, adresse de la rue, code postal, ville, état et pays
• Type de participant : veuillez sélectionner ‘Blank Group ERA Member’ ou ‘Blank Group Non-Member’
• Domaine d’intérêt
• Professionnels de la santé – HCP (Oui/Non)
• Numéro de téléphone (mobile)

Vous pouvez entrer chaque invité manuellement directement dans le système ou remplir une feuille de calcul Excel et la télécharger une fois complétée. Un modèle est disponible au téléchargement.

Informations importantes : Pendant le processus d’inscription, veuillez insérer la bonne adresse de facturation et inclure les bonnes données de vos délégués. En tant que contact de groupe, vous pouvez créer un compte de groupe, mais à l’étape suivante, veuillez insérer les bonnes données de vos participants.

Pour les délégués ayant un compte de connexion ERA actif, veuillez vous assurer d’utiliser la bonne adresse électronique liée à l’état d’adhésion.

Lettres de confirmation

Vous pouvez télécharger les lettres de confirmation pour vos invités directement depuis votre profil ‘Mon ERA’. La lettre de confirmation est le seul document officiel qui certifie la réservation.

Délais et changements de nom

Il est possible de modifier les noms dans votre compte ‘Mon ERA’ ou en contactant era-registration@interplan.de avant le 2 mai 2024. Nous ne pouvons accepter les changements de nom et/ou les nouveaux noms (même si le nombre total d’invités n’a pas été atteint) après le 02 mai 2024.

Politique d’annulation

• Avant le 2 mai 2024 : les annulations sont possibles, mais le montant qui sera remboursé intégralement ne peut dépasser 10% du total des réservations. Si l’annulation dépasse 10% du total des réservations, les annulations seront remboursées à 50%.

Exemple : 150 réservations avec 17 annulations auront 15 réservations annulées (10% du total des réservations) remboursées intégralement et les 2 annulations restantes seront remboursées à 50% (car elles dépassent 10% du total des réservations).

• Après le 2 mai 2024 : aucun remboursement n’est possible.
• Les réclamations concernant les remboursements ne peuvent être traitées qu’après le Congrès, afin de vérifier que les billets des invités annulés n’ont pas été utilisés. Aucun remboursement ne sera accordé si les invités ont utilisé la réservation pour assister de quelque manière que ce soit (sur place ou virtuellement)