Blank list group registrations policy – 62nd ERA Congress

On vous demande de fournir les détails suivants pour chaque invité :

• Titre (Prof/Dr/M./Mme)
• Prénom
• Nom de famille
• Date de naissance
• Email : nous ne pouvons pas accepter les adresses électroniques des agences et/ou des sponsors, et les adresses électroniques ne peuvent pas être les mêmes pour tous les invités. Une adresse électronique ne peut être utilisée que pour enregistrer un invité. Veuillez utiliser une adresse électronique personnalisée pour chaque invité (pas de l’agence) pour garantir l’accès à la plateforme virtuelle.
• Département, institution/hôpital, adresse postale, code postal, ville, état et pays
• Type de participant : veuillez sélectionner ‘Groupe vide Membre ERA’ ou ‘Groupe vide Non-Membre’
• Domaine d’intérêt
• Professionnels de santé – HCP (Oui/Non)
• Numéro de téléphone (Mobile)

Vous pouvez entrer chaque invité manuellement directement dans le système ou remplir un tableau Excel et le télécharger lorsqu’il est terminé. Un modèle est disponible pour le téléchargement.

Information importante : Pendant le processus d’inscription, veuillez insérer la bonne adresse de facturation et inclure les données correctes de vos délégués. En tant que contact de groupe, vous pouvez créer un compte de groupe mais dans l’étape suivante, veuillez insérer les données correctes de vos participants.

Pour les délégués avec un compte ERA actif, veuillez vous assurer d’utiliser la bonne adresse électronique liée à l’état de membre.

Lettres de confirmation

Vous pouvez télécharger les lettres de confirmation pour vos invités directement depuis votre profil ‘Mon ERA’. La lettre de confirmation est le seul document officiel qui certifie la réservation.

Délais et changements de nom

Il est possible de faire des changements de nom dans votre compte ‘Mon ERA’ ou en contactant era-registration@interplan.de avant le 30 avril 2025. Nous ne pouvons pas accepter de nouveaux noms après le 16 avril 2025 (même si le nombre total d’invités n’a pas été atteint). De plus, nous ne pouvons pas accepter les changements de nom après le 30 avril 2025.

Politique d’annulation

• Avant le 6 mai 2025 : les annulations sont possibles, mais le montant qui sera remboursé en totalité ne peut pas dépasser 10% de la réservation totale. Si l’annulation dépasse 10% de la réservation totale, les annulations seront remboursées à hauteur de 50%.

Exemple : 150 réservations avec 17 annulations auront 15 réservations annulées (10% du nombre total de réservations) remboursées en totalité et les 2 annulations restantes seront remboursées à 50% (car elles dépassent 10% du nombre total de réservations).

• A partir du 7 mai 2025 : aucun remboursement n’est possible.
• Les réclamations concernant les remboursements ne peuvent être traitées qu’après le Congrès, afin de vérifier que les billets des invités annulés n’ont pas été utilisés. Aucun remboursement ne sera effectué si les invités ont utilisé la réservation pour assister de quelque manière que ce soit (sur place ou virtuellement)

Veuillez vous rendre sur votre compte Mon ERA. Dans « Mon Congrès », vous trouverez l’option « Adhésion au Congrès de Groupe ».

Dans le portail du groupe, veuillez suivre ces étapes :
1) Cliquez sur “Réservez Contingent/Paiement” et choisissez entre « Adhésion au Congrès Virtuel » ou « Adhésion au Congrès Sur Place ». Comme type de participant, veuillez sélectionner « Membre du groupe Blank ERA / Non-membre du groupe Blank » – 550 € pour vos participants, allez-y et procédez à votre paiement de groupe.
2) Vous pouvez ajouter chaque invité manuellement directement dans le système en cliquant sur « Ajouter des participants ». Sinon, vous avez la possibilité de télécharger un fichier Excel fourni dans le portail, remplir tous les détails et de le télécharger à nouveau dans le système. Vous pouvez le trouver sous « Ajouter des participants / Téléchargement de fichier » > « Importation ». La date limite de soumission des noms pour les inscriptions de groupe vierges est le 16 avril 2025, au plus tard.
3) Cliquez sur “DISTRIBUER” pour attribuer le contingent réservé à chaque participant. Veuillez entrer « Membre du groupe Blank ERA / Non-membre du groupe Blank » comme type de délégué. La distribution est nécessaire pour garantir un billet valide pour chacun de vos participants.
4) Choisissez la modalité préférée pour gérer les e-mails de confirmation (les télécharger ou les envoyer).

Veuillez contacter era-registration@interplan.de, en mentionnant clairement les erreurs que vous rencontrez. Veuillez également fournir une capture d’écran du message d’erreur.

Avant le 30 avril 2025 : vous pouvez le faire directement depuis votre compte ‘Mon ERA’ ; après le 30 avril 2025, les changements de nom ne sont plus autorisés.

Oui, vous serez remboursé selon la politique d’annulation (voir ci-dessus).

Vous pouvez les ajouter un par un via votre compte ‘Mon ERA’ avant le 16 avril 2025.

Non, après la date limite, les réservations sont considérées comme finales et complètes.

Non, vous devrez effectuer une nouvelle réservation de groupe régulière (si vous avez 3 invités ou plus) et suivre la politique d’inscription régulière ou faire des inscriptions individuelles séparées.