Blank list group registrations policy – 62nd ERA Congress
Policy for 62nd ERA Congress – June 4-7, 2025
IMPORTANT : tous ceux qui réservent et payent pour un groupe en liste blanche acceptent automatiquement et adhèrent à toutes les règles mentionnées ci-dessous et aux Conditions générales et à la Politique de confidentialité de l’ERA.
Informations générales
Le présent ensemble de règles ne s’applique qu’à ceux qui souhaitent réserver pour au moins 10 invités au tarif spécial Groupe en liste blanche, indépendamment de la catégorie de membres ERA. Veuillez vérifier les frais et les délais ici.
Les conditions pour réserver un groupe en liste blanche sont :
- réserver au moins 10 délégués
- effectuer la réservation et le paiement avant le 26 mars 2025
- fournir les noms définitifs et les détails complets de chaque invité avant le 16 avril 2025
Réservations
Doivent être faites par le biais de la plateforme en ligne en choisissant l’option ‘Inscription de groupe’ et en suivant les instructions pour ‘Groupe en liste blanche’.
- Ceux qui réservent une liste blanche sans finaliser le paiement à la date butoir seront annulés.
- La cotisation pour le groupe en liste blanche est de 550,00 EUR par personne.
Options de paiement
Les paiements peuvent être effectués par :
− Carte de crédit : Visa, MasterCard et American Express
− Virement bancaire : Les paiements par virement bancaire (montant net, sans frais pour l’ERA) peuvent être effectués sur le compte bancaire suivant :
Titulaire du compte : European Renal Association
Nom de la banque : HSBC UK Bank PLC
Adresse de la banque : 69 Pall Mall, St James, Londres SW1Y 5EY, U.K.
Code guichet : 401276
Numéro de compte : 91583937
Bank SWIFT BIC (BIC8) : HBUKGB4B
IBAN : GB48HBUK40127691583937
Devise : EUR
Une copie du reçu du virement bancaire doit être envoyée par e-mail (era-registration@interplan.de), dès que la réservation en ligne a été traitée et au plus tard le 26 mars 2025
- La réservation ne sera pas confirmée tant que le paiement n’aura pas été reçu.
- Comme ce congrès est une initiative éducative pour les professionnels, fournie par une organisation caritative, il n’est pas soumis à la TVA et seuls des reçus de paiement et des déclarations de réception, et non des factures, peuvent être délivrées.
- Tous les paiements doivent être effectués en EUR.
- Le nom de l’entreprise et le numéro du code de commande doivent être précisés dans la référence de paiement lors du virement bancaire. Cela garantira que votre paiement est correctement reçu et associé à votre réservation.
- Les frais bancaires sont à la charge exclusive de l’invité/l’entreprise et doivent être payés en supplément des frais de réservation.
Comment réserver
Comment réserver un groupe vide avant le 26 mars 2025 et comment soumettre votre liste d’invités avant le 16 avril 2025
Quels détails sont nécessaires pour réserver pour mes invités ?
On vous demande de fournir les détails suivants pour chaque invité :
- Titre (Prof/Dr/M./Mme)
- Prénom
- Nom de famille
- Date de naissance
- Email : nous ne pouvons pas accepter les adresses électroniques des agences et/ou des sponsors, et les adresses électroniques ne peuvent pas être les mêmes pour tous les invités. Une adresse électronique ne peut être utilisée que pour enregistrer un invité. Veuillez utiliser une adresse électronique personnalisée pour chaque invité (pas de l’agence) pour garantir l’accès à la plateforme virtuelle.
- Département, institution/hôpital, adresse postale, code postal, ville, état et pays
- Type de participant : veuillez sélectionner ‘Groupe vide Membre ERA’ ou ‘Groupe vide Non-Membre’
- Domaine d’intérêt
- Professionnels de santé – HCP (Oui/Non)
- Numéro de téléphone (Mobile)
Vous pouvez entrer chaque invité manuellement directement dans le système ou remplir un tableau Excel et le télécharger lorsqu’il est terminé. Un modèle est disponible pour le téléchargement.
Information importante : Pendant le processus d’inscription, veuillez insérer la bonne adresse de facturation et inclure les données correctes de vos délégués. En tant que contact de groupe, vous pouvez créer un compte de groupe mais dans l’étape suivante, veuillez insérer les données correctes de vos participants.
Pour les délégués avec un compte ERA actif, veuillez vous assurer d’utiliser la bonne adresse électronique liée à l’état de membre.
Lettres de confirmation
Vous pouvez télécharger les lettres de confirmation pour vos invités directement depuis votre profil ‘Mon ERA’. La lettre de confirmation est le seul document officiel qui certifie la réservation.
Délais et changements de nom
Il est possible de faire des changements de nom dans votre compte ‘Mon ERA’ ou en contactant era-registration@interplan.de avant le 30 avril 2025. Nous ne pouvons pas accepter de nouveaux noms après le 16 avril 2025 (même si le nombre total d’invités n’a pas été atteint). De plus, nous ne pouvons pas accepter les changements de nom après le 30 avril 2025.
Politique d’annulation
- Avant le 6 mai 2025 : les annulations sont possibles, mais le montant qui sera remboursé en totalité ne peut pas dépasser 10% de la réservation totale. Si l’annulation dépasse 10% de la réservation totale, les annulations seront remboursées à hauteur de 50%.
Exemple : 150 réservations avec 17 annulations auront 15 réservations annulées (10% du nombre total de réservations) remboursées en totalité et les 2 annulations restantes seront remboursées à 50% (car elles dépassent 10% du nombre total de réservations).
- A partir du 7 mai 2025 : aucun remboursement n’est possible.
- Les réclamations concernant les remboursements ne peuvent être traitées qu’après le Congrès, afin de vérifier que les billets des invités annulés n’ont pas été utilisés. Aucun remboursement ne sera effectué si les invités ont utilisé la réservation pour assister de quelque manière que ce soit (sur place ou virtuellement)
Où puis-je trouver le "Blank Group Booking Portal"?
Veuillez vous rendre sur votre compte Mon ERA. Dans « Mon Congrès », vous trouverez l’option « Adhésion au Congrès de Groupe ».
Comment puis-je réserver mon groupe Blank ?
Dans le portail du groupe, veuillez suivre ces étapes :
1) Cliquez sur “Réservez Contingent/Paiement” et choisissez entre « Adhésion au Congrès Virtuel » ou « Adhésion au Congrès Sur Place ». Comme type de participant, veuillez sélectionner « Membre du groupe Blank ERA / Non-membre du groupe Blank » – 550 € pour vos participants, allez-y et procédez à votre paiement de groupe.
2) Vous pouvez ajouter chaque invité manuellement directement dans le système en cliquant sur « Ajouter des participants ». Sinon, vous avez la possibilité de télécharger un fichier Excel fourni dans le portail, remplir tous les détails et de le télécharger à nouveau dans le système. Vous pouvez le trouver sous « Ajouter des participants / Téléchargement de fichier » > « Importation ». La date limite de soumission des noms pour les inscriptions de groupe vierges est le 16 avril 2025, au plus tard.
3) Cliquez sur “DISTRIBUER” pour attribuer le contingent réservé à chaque participant. Veuillez entrer « Membre du groupe Blank ERA / Non-membre du groupe Blank » comme type de délégué. La distribution est nécessaire pour garantir un billet valide pour chacun de vos participants.
4) Choisissez la modalité préférée pour gérer les e-mails de confirmation (les télécharger ou les envoyer).
Je ne peux pas télécharger ma liste. Que puis-je faire ?
Veuillez contacter era-registration@interplan.de, en mentionnant clairement les erreurs que vous rencontrez. Veuillez également fournir une capture d’écran du message d’erreur.
Je dois annuler un invité de ma liste et le remplacer par un autre. Puis-je changer le nom ?
Avant le 30 avril 2025 : vous pouvez le faire directement depuis votre compte ‘Mon ERA’ ; après le 30 avril 2025, les changements de nom ne sont plus autorisés.
Je n'utiliserai pas ma réservation de groupe vierge : puis-je avoir un remboursement?
Oui, vous serez remboursé selon la politique d’annulation (voir ci-dessus).
J'ai réservé et payé pour 10 invités et, jusqu'à présent, j'ai déjà soumis 10 noms, mais je veux maintenant ajouter un nouvel invité à ma liste avant la date limite. Comment puis-je faire cela?
Vous pouvez les ajouter un par un via votre compte ‘Mon ERA’ avant le 16 avril 2025.
Ma liste est toujours incomplète : puis-je ajouter plus d'invités après la date limite du 16 avril 2025 ?
Non, après la date limite, les réservations sont considérées comme finales et complètes.
Je souhaite réserver et payer pour plus de réservations de groupes vides, mais la date limite du 26 mars 2025 est dépassée. Puis-je ajouter plus d'invités à mon groupe vide?
Non, vous devrez effectuer une nouvelle réservation de groupe régulière (si vous avez 3 invités ou plus) et suivre la politique d’inscription régulière ou faire des inscriptions individuelles séparées.
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Contactez-nous à era-registration@interplan.de
Pour d’autres questions, veuillez contacter :
Organisation Générale : era-congress@interplan.de
Ventes et Sponsoring de l’Industrie : era-industry@interplan.de
Exposition de l’Industrie : era-exhibition@interplan.de
Inscription des Exposants : era-exhibition-reg@interplan.de